É fato que a atualidade permite muitas facilidades para o trabalho diário. Você já ouviu falar, por exemplo, em automação no escritório?
Isso é mais do que possível com aparelhos e softwares específicos. O investimento impacta em diversos pontos dos negócios.
Um dos grandes benefícios é a redução de custos para diversas áreas do escritório. Só essas breves palavras já deram ainda mais vontade de saber sobre o assunto, não é mesmo?
Pois bem!
Nós da equipe Callix vamos te apresentar as principais automações para o ambiente de trabalho. Além disso, vamos tirar algumas dúvidas ligadas ao tema.
Basicamente, você vai descobrir:
- o que significa a automação do escritório;
- como fazer isso;
- quais são as vantagens envolvidas;
- como a Callix pode melhorar a central telefônica da sua empresa.
Continue a leitura e saiba tudo!
A Callix tem soluções para o call center, seja receptivo ou ativo. Conheça mais da empresa agora mesmo!
O que é automação de escritório?
A automação de escritório significa utilizar recursos tecnológicos para, justamente, tornar processos e/ou tarefas automáticos.
Esse tipo de mudança, como já comentamos, traz muitos benefícios. Já, já, vamos falar mais sobre eles.
Continue por aqui!
O que são softwares de automação de escritório?
Um software, também conhecido como suporte lógico, é um programa que possui sequência lógica de instruções.
Dessa forma, basta um acionamento, para que se tenha funções feitas de modo automático.
A boa notícia é que, para a automação de escritório, existem diferentes softwares disponíveis.
Que tal conhecer alguns exemplos clássicos? Veja só o que separamos para te apresentar:
Exemplo 01: iluminação
Nada de interruptores! Hoje em dia, muitos escritórios contam com sensores de presença, que ativam as luzes das salas e de demais ambientes.
Existem até opções que ativam as luzes a distância. Por exemplo, antes mesmo de chegar no escritório, alguns aparelhos já podem ser ligados. Basta acionar o software de longe.
Exemplo 02: controles de acesso
Outro exemplo de automação, no dia a dia, é sobre controle de acesso. Ao invés de ter um recepcionista ou porteiro, o escritório pode apostar em portas que abrem com a digital.
Então, basta colocar o dedo em uma parte da porta e ela abrirá. Outro exemplo muito usual é o de cartões magnéticos.
Eles também podem abrir portas, somente com aproximação entre cartão e porta.
Exemplo 03: equipamentos
Muito além das luzes, alguns sistemas, ainda, podem ativar aparelhos. TVs, computadores e, até mesmo, cafeteiras podem ser automatizados.
É claro que, nesse caso, o investimento acaba sendo maior. Mas, para muitas empresas, isso ainda vale a pena.
Exemplo 04: ar-condicionado
O nosso quarto exemplo é a respeito da automatização do ar-condicionado. Aliás, quem nunca ouviu falar ou até presenciou desentendimentos por causa disso?
É bem comum alguns funcionários descordarem da temperatura do ar-condicionado. Uns querem mais frio, outros mais quente.
Como solução, dá para ligar, desligar e padronizar temperaturas. Tudo de modo automático.
Como automatizar, especificamente, uma central telefônica? Confira ótimas dicas
Até aqui, nós falamos sobre formas gerais de fazer automação no escritório. Mas, ainda, vale saber como melhorar, especificamente, uma central telefônica.
É preciso lembrar que essa área da empresa tem uma demanda muito alta. É necessário atender ou realizar dezenas, centenas ou milhares de chamadas, diariamente.
Então, quanto mais automatizações os seus colaboradores tiverem, mais prático e eficiente fica o trabalho.
Confira algumas formas de aplicar a automação no escritório:
Discador automático
Existem softwares que permitem que discagens sejam automáticas. Dessa forma, o operador de call center não precisa digitar número por número dos clientes.
O próprio sistema realiza as chamadas e mais: em determinado dia e horário, tudo pensado estrategicamente.
Gravação de chamadas
Usar ferramentas tecnológicas, além de tudo, pode gravar chamadas. Para que serve isso?
Bom, os gestores conseguem analisar, melhor, o desempenho dos funcionários e o comportamento dos clientes.
A partir disso, fica mais fácil pensar e adotar melhorias!
Geração de relatórios
Os gestores não precisam pegar dados de tarefa por tarefa para, depois, transformá-los em relatórios.
Os mesmos sistemas que gravam chamadas conseguem, também, reunir as informações em relatórios. Tudo bem prático e eficiente, mesmo!
Como conseguir todas essas facilidades?
Em um sistema de telefonia na nuvem, é possível ter todas as automações — para centrais de telefone — que comentamos anteriormente.
Quais as principais vantagens da automação de escritório?
E aí, já tem algumas ideias para fazer a automação no escritório? Depois de saber das vantagens, muito provavelmente você vai querer investir nisso.
Confira só quais são as principais vantagens em jogo:
Redução de custos
Fazer a automação no escritório reduz custos, sim. Vamos pensar no caso das luzes e aparelhos eletrônicos automatizados…
Eles evitam que a energia elétrica seja gasta inutilmente, quando, de repente, um funcionário esquece as luzes da sala acesas.
Maior segurança
O acesso automatizado ao escritório, seja por cartão ou biometria, dá mais segurança ao local e às pessoas.
Fica muito mais difícil de pessoas mal intencionadas entrarem no ambiente de trabalho.
A melhora da segurança também se estende aos dados da empresa. Isso por meio do sistema de telefonia na nuvem.
Todas as informações ficam guardadas na nuvem, por isso, muito mais seguras, do que se estivessem só em pastas dos computadores da empresa.
Simplificação de processos
Lembra que falamos que, uma central de telefone pode, em um dia, fazer centenas ou, até mesmo, milhares de ligações?
Automatizar a discagem automática é peça-chave para tornar o trabalho mais prático, rápido e eficiente.
Aliás, não tenha dúvidas de que seus colaboradores vão agradecer muito por isso! Afinal, pense que eles vão levar menos tempo para conseguir falar com os operadores.
Sem contar que a resolução de problemas, também, poderá ser feita com mais agilidade.
Padronização de operações
De novo, vamos pensar no exemplo do discador automático, ok? Por meio dele, é possível estabelecer estratégias e padronizar operações em cima disso.
O sistema poderia identificar que determinados serviços estão perto de expirar e, com isso, já realizar chamadas para o oferecimento de renovação de contrato com os clientes.
Melhora a precisão de dados e facilita a coordenação
A geração de relatórios, a partir das gravações de chamadas, dá uma precisão de dados. É possível saber quanto tempo a ligação durou, quais pontos foram abordados e afins.
Com essas informações em mãos, os gestores conseguem pensar e propor melhorias, isso tanto para clientes quanto para colaboradores.
Auxilia a melhorar a satisfação dos clientes
Falando em clientes, eles são um fator fundamental para o sucesso dos negócios. Toda e qualquer decisão deve ser sempre tomada pensando neles.
Pois bem! A automação no escritório vai de encontro a isso. Na central de telefone mesmo, as tarefas podem ser mais rápidas.
Os clientes, com isso, podem conseguir falar com os operadores mais rapidamente. A praticidade, sem dúvidas, agrada e fideliza de vez os clientes. Não tenha dúvidas!
Conclusão
Gostou das nossas dicas sobre como fazer automação no escritório?
Lembrando que esse termo significa utilizar softwares que automatizam infraestrutura, processos e tarefas. É possível tornar automático:
- acionamento e desligamento de luzes;
- próprio acesso ao escritório;
- acionamento de aparelhos eletrônicos;
- ligações feitas aos clientes;
- gravação de chamadas;
- geração de relatórios;
- dentre outros aspectos.
Tudo isso pode gerar vários benefícios para o escritório, bem como:
- maior praticidade;
- redução de custos operacionais;
- vantagem competitiva perante o mercado;
- maior satisfação dos clientes;
- atingimento de metas;
- e muito mais.
Diante disso tudo, fica impossível não querer fazer automação no escritório, não é mesmo?
Lembre-se de que a Callix tem soluções especificamente para centrais de telefone, sejam elas ativas ou receptivas.
Confira mais detalhes e saia à frente da concorrência!
Já para mais dicas sobre praticidade no escritório, continue aqui no blog da Callix!
